Formální e-mail v němčině: oslovení, fráze a vzor

Napsat formální e-mail v němčině není jen otázkou správné gramatiky. Stejně důležité je vědět, jak příjemce oslovit, jak zdvořile formulovat požadavek, jak přejít k věci a jak zprávu správně zakončit. Jak na to, poradí lektorka němčiny Markéta Rybová.

S formální němčinou se setkáte v mnoha situacích: při komunikaci se zaměstnavatelem, nadřízeným, zákazníkem, pojišťovnou, úřadem nebo například při hledání práce v Německu či Rakousku.

Z vlastní pracovní zkušenosti v německy mluvícím prostředí i z lekcí pracovní němčiny se svými studenty vidím, že problém často není v tom, že by člověk nevěděl, co chce napsat. Nejistota přichází ve chvíli, kdy má stejnou myšlenku formulovat v němčině přirozeně a dostatečně zdvořile. Studenti často řeší, zda je lepší napsat Ich möchte…, Ich würde gerne… nebo Könnten Sie bitte…, případně jak psát nadřízenému, se kterým si tykají.

Formální německá komunikace má poměrně jasnou strukturu a řadu frází můžete používat opakovaně.

V článku najdete strukturu formálního e-mailu, správné oslovení, vhodné úvodní věty, zdvořilé žádosti a dotazy i fráze pro komunikaci s nadřízeným nebo úřadem. Dozvíte se také, jak pracovat s přílohami, jak připomenout nezodpovězený e-mail, jak zprávu správně zakončit a kterým chybám se vyhnout. Na konci najdete praktické fráze, které můžete rovnou použít.

Struktura formálního e-mailu v němčině

Formální e-mail nemusí být dlouhý. V pracovní komunikaci je vhodné, aby byla zpráva stručná, přehledná a příjemce rychle pochopil, co od něj potřebujete.

Jednoduchá struktura formálního e-mailu zahrnuje předmět (Betreff), oslovení (Anrede), úvod (Einleitung), hlavní část (Hauptteil), závěrečnou větu (Schlusssatz), závěrečný pozdrav (Grußformel) a jméno (Name).

Předmět e-mailu (Betreff)

Předmět by měl být krátký a konkrétní. Příjemce by měl ještě před otevřením zprávy vědět, čeho se e-mail týká. Místo obecného předmětu jako Frage (otázka) nebo Wichtig (důležité) je proto lepší rovnou napsat, čeho se zpráva týká. Například:

Frage zu meinem Arbeitsvertrag – Dotaz k mé pracovní smlouvě
Anfrage bezüglich eines Termins – Dotaz ohledně termínu
Terminverschiebung – Přesunutí termínu
Unterlagen für meinen Arbeitsvertrag – Dokumenty k mé pracovní smlouvě
Frage zu meinem Urlaubsantrag – Dotaz k mé žádosti o dovolenou
Rückfrage zu Ihrer E-Mail – Doplňující dotaz k Vašemu e-mailu
Anfrage zu Ihrer Rechnung – Dotaz k Vaší faktuře

Správné oslovení příjemce

Pokud znáte jméno osoby, můžete ve formální komunikaci použít oslovení Sehr geehrte Frau Müller, (Vážená paní Müller,) nebo Sehr geehrter Herr Schneider, (Vážený pane Schneidere,). Pokud konkrétní osobu neznáte, napište Sehr geehrte Damen und Herren, (Vážené dámy, vážení pánové,).

Po oslovení následuje čárka. Následující text proto začíná malým písmenem, pokud první slovo samo o sobě nevyžaduje velké písmeno:

Sehr geehrte Frau Müller, – Vážená paní Müller,
vielen Dank für Ihre Nachricht. – děkuji Vám za Vaši zprávu.

V současné pracovní komunikaci se ale nesetkáte pouze s oslovením Sehr geehrte Frau… Pokud se s člověkem již znáte nebo je firemní kultura méně formální, můžete narazit například na Guten Morgen, Frau Müller, (Dobré ráno, paní Müller,) nebo při tykání na Hallo Thomas, (Ahoj Thomasi,).

Pracovní e-mail tedy automaticky neznamená, že musí být striktně formální. Vždy záleží na vztahu mezi komunikujícími a na firemní kultuře.

Úvodní věty formálního e-mailu

Svým studentům němčiny doporučuji vytvořit si několik univerzálních úvodních vět. Nemusíte potom nad každým novým e-mailem přemýšlet od začátku.

Vielen Dank für Ihre Nachricht. – Děkuji za Vaši zprávu.
Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung. – Děkuji za Vaši rychlou odpověď.
Ich schreibe Ihnen bezüglich meiner Rechnung. – Píšu Vám ohledně své faktury.
Ich wende mich an Sie, weil ich eine Frage zu meinem Vertrag habe. – Obracím se na Vás, protože mám dotaz ke své smlouvě.
Ich habe Ihre E-Mail erhalten und hätte dazu noch eine Frage. – Obdržel/a jsem Váš e-mail a měl/a bych k němu ještě jednu otázku.
Wie telefonisch besprochen, sende ich Ihnen die Unterlagen. – Jak jsme se domluvili telefonicky, zasílám Vám dokumenty.

Zdvořilé žádosti a dotazy

V lekcích pracovní němčiny vidím, že právě zdvořilé formulace studentům působí nejvíce nejistoty. Studenti často znají potřebná slovíčka, ale českou větu přeloží příliš doslovně. Například věta Ich will wissen, wann der Termin ist. (Chci vědět, kdy je termín.) je gramaticky správně, ve formálním e-mailu bychom ji ale formulovali zdvořileji: Ich würde gerne wissen, wann der Termin stattfindet. (Rád/a bych věděl/a, kdy se termín koná.)

Užitečné jsou konstrukce s könnten a würden:

Könnten Sie mir bitte sagen, wann der Termin stattfindet? – Mohl/a byste mi prosím říct, kdy se termín koná?
Könnten Sie mir bitte mitteilen, welche Unterlagen Sie benötigen? – Mohl/a byste mi prosím sdělit, které dokumenty potřebujete?
Könnten Sie mir bitte weitere Informationen dazu schicken? – Mohl/a byste mi prosím poslat další informace?
Ich möchte gerne nachfragen, ob Sie meine Unterlagen erhalten haben. – Rád/a bych se zeptal/a, zda jste obdržel/a mé dokumenty.
Wäre es möglich, den Termin zu verschieben? – Bylo by možné termín přesunout?
Könnten Sie mir den Termin bitte kurz bestätigen? – Mohl/a byste mi prosím krátce potvrdit termín?

Tyto fráze využijete v mnoha různých situacích.

Jak napsat e-mail nadřízenému?

Komunikace s nadřízeným je specifická tím, že nemusí být vždy formální. V některých firmách si všichni vykají, jinde si kolegové i vedení běžně tykají. Pokud svému nadřízenému vykáte, můžete použít například tyto věty:

Ich hätte eine Frage zu meinem Dienstplan. – Měl/a bych dotaz ke svému rozpisu směn.
Könnten Sie mir bitte sagen, wann ich morgen anfange? – Mohl/a byste mi prosím říct, kdy zítra začínám?
Ich würde gerne mit Ihnen über meinen Urlaub sprechen. – Rád/a bych s Vámi mluvil/a o své dovolené.
Wäre es möglich, am Freitag früher zu gehen? – Bylo by možné v pátek odejít dříve?
Ich wollte Ihnen kurz Bescheid geben, dass sich das Projekt verzögert. – Chtěl/a jsem Vám krátce dát vědět, že se projekt zpozdí.
Leider kann ich morgen nicht zur Arbeit kommen. – Bohužel zítra nemohu přijít do práce.
Könnten wir einen kurzen Termin vereinbaren? – Mohli bychom si domluvit krátkou schůzku?

Pokud si s nadřízeným tykáte, stejnou situaci můžete formulovat například takto: Hast du kurz Zeit für mich? Ich hätte eine Frage zu meinem Dienstplan. (Máš na mě chvilku? Měl/a bych dotaz ke svému rozpisu směn.)

Proto se studenty pracuji s konkrétními situacemi. Nestačí se naučit jeden správný e-mail. Je potřeba umět jazyk přizpůsobit tomu, komu píšete a jaký s ním máte vztah.

Komunikace s německým úřadem

Při komunikaci s úřadem doporučuji především stručnost a konkrétnost. Uveďte, čeho se zpráva týká, případně své číslo jednací nebo jiné identifikační údaje, a jasně napište, co potřebujete zjistit. Hodit se vám mohou tyto věty:

Ich habe eine Frage zu meinem Antrag. – Mám dotaz ke své žádosti.
Ich möchte mich nach dem aktuellen Stand meines Antrags erkundigen. – Chtěl/a bych se informovat o aktuálním stavu své žádosti.
Leider habe ich bisher noch keine Antwort erhalten. – Bohužel jsem doposud neobdržel/a žádnou odpověď.
Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob noch Unterlagen fehlen? – Mohl/a byste mi prosím sdělit, zda ještě chybí nějaké dokumenty?
Die angeforderten Unterlagen finden Sie im Anhang. – Požadované dokumenty najdete v příloze.
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. – V případě potřeby dalších informací jsem Vám rád/a k dispozici.

Dokumenty v příloze

Zaslání dokumentů v příloze patří k nejčastějším situacím v pracovní komunikaci. Nejčastěji napíšete Anbei sende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen. (V příloze Vám zasílám požadované dokumenty.) nebo Im Anhang finden Sie die Rechnung. (V příloze najdete fakturu.)

Při hledání práce se hodí věta Anbei erhalten Sie meinen Lebenslauf. (V příloze Vám zasílám svůj životopis.) Použít můžete také Ich habe die Unterlagen dieser E-Mail beigefügt. (Dokumenty jsem přiložil/a k tomuto e-mailu.) nebo Wie vereinbart, sende ich Ihnen die Dokumente im Anhang. (Jak jsme se domluvili, zasílám Vám dokumenty v příloze.)

Připomenutí nezodpovězeného e-mailu

I to je běžná pracovní situace. Místo příliš přímého Warum haben Sie mir noch nicht geantwortet? (Proč jste mi ještě neodpověděl/a?) můžete napsat:

Ich wollte höflich nachfragen, ob Sie bereits Gelegenheit hatten, meine E-Mail zu lesen. – Chtěl/a bych se zdvořile zeptat, zda jste již měl/a možnost přečíst si můj e-mail.
Ich möchte noch einmal auf meine E-Mail vom 10. August zurückkommen. – Chtěl/a bych se ještě jednou vrátit ke svému e-mailu z 10. srpna.
Leider habe ich bisher noch keine Rückmeldung erhalten. – Bohužel jsem zatím neobdržel/a žádnou odpověď.
Ich würde mich über eine kurze Rückmeldung freuen. – Budu rád/a za krátkou odpověď.

Omluva a oznámení problému

V pracovní komunikaci budete potřebovat také věty pro situace, kdy něco nejde podle plánu.

Leider kann ich den Termin morgen nicht wahrnehmen. – Bohužel se zítřejšího termínu nemohu zúčastnit.
Ich entschuldige mich für die verspätete Antwort. – Omlouvám se za pozdní odpověď.
Leider verzögert sich die Lieferung. – Dodávka se bohužel zpozdí.
Es tut mir leid, aber ich kann die Unterlagen erst morgen schicken. – Je mi líto, ale dokumenty mohu poslat až zítra.
Vielen Dank für Ihr Verständnis. – Děkuji za pochopení.

Zakončení formálního e-mailu

Na konci můžete poděkovat, požádat o odpověď nebo nabídnout možnost dalších dotazů.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. – Předem děkuji za Vaši pomoc.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung. – Děkuji za Vaši podporu.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. – Těším se na Vaši odpověď.
Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich freuen. – Budu rád/a za krátkou odpověď.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. – V případě dotazů jsem Vám rád/a k dispozici.

Na závěr patří pozdrav Mit freundlichen Grüßen (S pozdravem).

Pozor: Za Mit freundlichen Grüßen se v němčině čárka nepíše.

Vzor formálního e-mailu v němčině

Betreff: Frage zu meinem Arbeitsvertrag

Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich habe die Unterlagen erhalten, hätte aber noch zwei Fragen zu meinem Arbeitsvertrag. Könnten Sie mir bitte mitteilen, wie viele Urlaubstage mir pro Jahr zur Verfügung stehen?

Außerdem würde ich gerne wissen, ob meine Arbeitszeiten bereits feststehen.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
Jan Novák

Česky:

Předmět: Dotaz k mé pracovní smlouvě

Vážená paní Müller,

děkuji za Váš e-mail.

Dokumenty jsem obdržel/a, ale měl/a bych ještě dva dotazy ke své pracovní smlouvě. Mohl/a byste mi prosím sdělit, kolik dní dovolené mám ročně k dispozici?

Dále bych rád/a věděl/a, zda je již stanovena moje pracovní doba.

Předem děkuji za Vaši pomoc. Těším se na Vaši odpověď.

S pozdravem
Jan Novák

Nejčastější chyby, které vidím jako lektorka němčiny

Při výuce pracovní němčiny vidím, že studenti často nepotřebují další gramatická pravidla. Potřebují získat jistotu v situacích, které skutečně zažívají.

Jednou z častých chyb je příliš doslovný překlad z češtiny. Místo Ich will einen neuen Termin. (Chci nový termín.) je vhodnější napsat Ich würde gerne einen neuen Termin vereinbaren. (Rád/a bych si domluvil/a nový termín.) Podobně místo Schicken Sie mir die Unterlagen. (Pošlete mi dokumenty.) bychom ve formálním e-mailu mohli napsat Könnten Sie mir bitte die Unterlagen schicken? (Mohl/a byste mi prosím poslat dokumenty?)

Další chybou je snaha napsat text co nejformálněji. Student pak vytvoří dlouhé a komplikované věty, ve kterých udělá zbytečné chyby.

Vhodnější je napsat jednoduchou, správnou a zdvořilou větu než se snažit psát jako rodilý mluvčí.

Tip z mé praxe: Vytvořte si vlastní „tahák“ e-mailů

S německou pracovní komunikací mám zkušenost nejen z výuky, ale také z vlastního pracovního prostředí v Německu a Rakousku. V praxi se ukazuje, že není nutné pokaždé vytvářet úplně nový text.

Proto svým studentům doporučuji neučit se celé vzorové e-maily nazpaměť. Praktičtější je vytvořit si přehled krátkých frází, které můžete různě kombinovat. Například:

Vielen Dank für … – Děkuji za…
Ich schreibe Ihnen bezüglich … – Píšu Vám ohledně…
Ich hätte eine Frage zu … – Měl/a bych dotaz k…
Ich würde gerne wissen, ob … – Rád/a bych věděl/a, zda…
Könnten Sie mir bitte …? – Mohl/a byste mi prosím…?
Wäre es möglich, …? – Bylo by možné…?
Anbei sende ich Ihnen … – V příloze Vám zasílám…
Vielen Dank im Voraus. – Předem děkuji.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. – Těším se na Vaši odpověď.
Mit freundlichen Grüßen – S pozdravem

Z několika takových struktur můžete sestavit řadu různých zpráv.

Formální němčina nemusí být složitá

Pokud němčinu potřebujete v práci, nesoustřeďte se pouze na gramatiku a jednotlivá slovíčka. Učte se celé fráze a rovnou si je spojujte s konkrétní situací.

Máte-li napsat nadřízenému kvůli dovolené, připravte si několik vět právě k tomuto tématu. Když čekáte na odpověď z úřadu, naučte se fráze pro připomenutí e-mailu. A pokud často komunikujete se zákazníky, vytvořte si vlastní seznam vět, které se ve vašich zprávách pravidelně opakují.

Stejný způsob práce používám i ve svých lekcích. Místo obecných učebnicových vět pracujeme s konkrétními situacemi, například s e-mailem nadřízenému, komunikací se zákazníkem, žádostí o dovolenou, dotazem k pracovní smlouvě nebo zprávou na úřad.

Cílem není umět napsat jeden dokonalý vzorový e-mail, ale získat takovou jistotu, abyste dokázali samostatně reagovat i v nové situaci. Čím častěji budete stejné fráze používat v reálné komunikaci, tím méně budete příště přemýšlet nad každou větou zvlášť.

Článek pro vás napsala lektorka němčiny Markéta Rybová.

Jsem lektorka, koučka a zakladatelka projektu Němčina prakticky. Němčinu učím od roku 2017 a zaměřuji se na praktickou komunikaci pro život i práci v německy mluvících zemích. Čerpám z pěti let v Německu, kde jsem studovala podnikovou ekonomii a získala pracovní zkušenosti v marketingu (Tchibo), na veletrzích i v gastronomii. V Rakousku jsem působila ve 4* hotelích – na recepci, ve wellness i v dětském koutku. Na www.nemcinaprakticky.cz najdete další informace, zkušenosti studentů i možnost objednat si úvodní lekci zdarma.